Integrantes

Benitez Anthony
Medina Yorman
Cañavera Ricardo
Mujica Yonaikel

Gestión de recursos de información en las organizaciones

      Las grandes tendencias que marcan la gestión de empresas u organizaciones llevan implícito un aspecto fundamental, que en muchas ocasiones no se considera o se deja de lado, como lo es la información, sus sistemas y proceso de gestión.

Este artículo busca presentar el modelo de gestión de información en las organizaciones, su interacción con los distintos recursos empresariales, los entes que se involucran en esta gestión y sus responsables, para finalmente presentar cuál debe ser el rol de los profesionales en gestión de información en los procesos que se mencionan. 

Con ello no se pretende profundizar o delimitar cada una de las funciones que conllevan ese proceso de gestión, como tampoco definir los tópicos que deben ser incorporados, pero sí se pretende propiciar una rica discusión en fundamentos y teorías en lo que respecta a la gestión de la información en las organizaciones, considerando la evolución histórica de este tema.

                                  

Roles de las personas en la gestión de la información en las organizaciones

     La gestión de la comunicación en las organizaciones se ha venido desarrollando a través de los años, anteriormente se realizaba vía oral, se les informaba a las personas las distintas decisiones, planes a seguir, etc. y también por medio de material impreso, es decir, revistas, posters, carteleras entre otros, luego al llegar la era de las telecomunicaciones esto comenzó a evolucionar, la comunicación empezó a transmitirse vía electrónica, correos, mensajes vía teléfono celular, etc. 

En ambos sentidos es importante que exista la comunicación entre la organización y las personas, ya que es uno de los principales motores para motivar a los empleados y a todos los colaboradores, al existir comunicación interna se pueden trazar, planear y organizar las tareas y demás actividades de negocios que realiza cada organización con el fin de poder alcanzar los objetivos que tienen.

Las funciones de un departamento de recursos humanos dentro de una organización es de vital importancia, al final del día las empresas están integradas por personas, estas personas son motivadas, seleccionadas, y dirigidas por la gestión de recursos humanos.

En este sentido, le corresponde a la Gerencia General comprender que si el capital humano está incluido en la planificación estratégica, el aporte de un gerente de Recursos Humanos que cuente con los datos, indicadores y variables del personal, cumplirá un rol fundamental para tomar decisiones correctas sobre hacia dónde dirigirse. Entonces, la tarea de la gerencia del sector debería orientarse a:

• Impulsar, junto al resto del equipo directivo de las empresas, cambios organizativos que orienten a las personas hacia el cliente, trabajando en equipo y buscando la innovación. El equipo de RR.HH. es un aliado del resto de las gerencias, ya que puede tener las herramientas para adelantarse a sus necesidades, percibir el ritmo de la operación, saber cuánto les interesa el cliente a los empleados y cómo reaccionan frente a las decisiones de la empresa.

• Mejorar los sistemas de compensación (actualmente de tipo individual), más objetivos y motivadores, para que éstos sean acordes a las propuestas de trabajo en equipo, participación en proyectos, etc. Hoy se necesita trabajar en equipo, por lo tanto hay que motivar sobre el éxito en los proyectos, el logro de consensos, el acuerdo entre áreas.

• Dotar de mayores competencias a las personas de todas las posiciones de la empresa, propiciando su formación. Es fundamental que la Gerencia General cuente con datos claros en términos de cómo retorna la inversión que se hace sobre la gente y saber si una persona ingresa con determinado potencial, se la capacita en las temáticas que la empresa requiere, y llega en los tiempos planificados a cumplir con sus objetivos de carrera. Esto significa que la empresa no tiene que pagar para buscar en el mercado lo que le falta cada vez que necesita cubrir una posición, y significa un retorno concreto de la inversión en el área de Recursos Humanos.

• Activar circuitos de comunicación, buscando soluciones y acercándose a la ‘realidad de la empresa’ en forma permanente. Crear redes, entre diferentes áreas o niveles de la organización, facilita el intercambio de conocimientos y el aumento de la productividad por la rapidez con que comienza a circular la información. Esto resulta similar a como se produjeron los vertiginosos avances de la tecnología.

De esta forma las gerencias de Recursos Humanos estarán preparadas para acompañar los importantes cambios que las empresas han protagonizado en otras áreas.

Islas de Información en las organizaciones

     Un Sistema Integral de Información (SII), es un sistema de información intensivo y extensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para integrar o centralizar la gestión de la información dentro de una organización. Un SII soporta todos los procesos de negocio y de soporte de la organización.

Los componentes de las Tecnologías de la información y la comunicación (TIC) de los SII ofrecen herramientas que soportan procesos de:

• Almacenamiento de datos.

• Interacción social. (correos electrónicos, foros, chat, wikis, redes sociales)

• Gestión del conocimiento. (Sistemas de gestión de conocimiento)

• Toma de decisiones. (Sistema de Inteligencia de Negocios)

• Difusión de información. (portales, correo electrónico, generadores de reportes)

• Seguimiento de indicadores. (tableros de comando)

• Gestión de documentación.

• Gestión de procesos.                       

Historia

     
Los   sistemas    de  ERP  (Sistemas de Planificación de Recursos  Empresariales)  o  CRM (Administración Basada  en  la  Relación con los Clientes) pueden  ser  considerados  como componentes de TI dentro del SII. Algunos proveedores ofrecen  soluciones  para  sectores específicos como Gas, Telecomunicaciones, Producción, Finanzas, entre otros.

Los SII nacen de la necesidad de unificar la información dispersa en la Organización. Años atrás y aun hoy las organizaciones contaban con sistemas informáticos para cada una de sus áreas. 

Estos sistemas conocidos también como islas de información no permitían el flujo eficaz de la información misional dentro de las áreas de la organización ocasionando duplicidad y desactualización de la información.

Se vio la necesidad de crear sistemas integrales de información que mantuviesen consistentemente la información misional a todos los niveles de la organización. En organizaciones de carácter comercial las primeras aplicaciones que aparecen son las de propósito contable. Luego a esta aplicación se le unen aplicaciones de otras áreas como inventarios, compras, recursos humanos, etc. 

De esta forma aparecen incipientes sistemas integrados que evolucionarían a lo que hoy se conoce como sistemas ERP (Planificación de recursos empresariales).

                                  

Estado Actual

Existen empresas cuya particularidad no pueden ser suplidas en su totalidad por un ERP o que simplemente han invertido dinero en sus sistemas de información actuales y no pueden cambiarlos porque los consideran como un Activo de la empresa. 

En los inicios del Siglo XXI existen tendencias de integración de sistemas informáticos mediante nuevos paradigmas que permiten la reutilización de los sistemas actuales. 

Se utilizan conceptos como Arquitectura empresarial, Arquitectura SOA, Master data Management MDM que hacen posible la integración de la gran mayoría de sistemas con el propósito de alinear las actividades de TI con los objetivos de la Empresa.

                                   
                                 
                                   

Características:

     Unos de los Sistema de Información Integral es aquel que cumple las siguientes características:

• Dado un marco de referencia, su desarrollo se realiza tomando en cuenta cada una de las componentes que se encuentran dentro de ese marco, teniendo siempre presente el marco general.

• No se restringe a una determinada plataforma de software ni de hardware, sino que puede trasladarse con un mínimo de esfuerzo a múltiples plataformas.

• Es fácilmente migrable a otros ambientes y por lo tanto no se restringe a un determinado ambiente de funcionalidad.

• Es evolutivo, es decir, existe la manera de mejorarle y adecuarle a cambios continuamente, sin afectar la funcionalidad que ya se ha logrado.

• Su prioridad es mantener la integración y disponibilidad de los datos elementales, por tanto un sistema de información Integral es independiente de los lenguajes o herramientas de desarrollo con los que se construya la aplicación que los maneja, e independiente también de la aplicación misma, lo importante son los datos.

                                   

Inteligencia Corporativa

     El objetivo último de la inteligencia corporativa ha sido siempre la transformación de la información en acción y beneficio empresarial mediante el desarrollo de  ventajas competitivas basadas en el conocimiento.

Esa información ha estado tradicionalmente en las manos de los directivos, que han ejercido su control para el propio análisis en la toma de decisiones empresariales. Poseer una intuición estratégica ha sido clave para el éxito de un decisor y, aun así, por la propia naturaleza humana, todos somos propensos, incluidos los directivos, a tener puntos ciegos en el análisis, extraer conclusiones erróneas y tomar decisiones equivocadas.

La inteligencia corporativa de hoy en día debe ser capaz de incorporar la inmensa cantidad de información disponible a partir de las diversas fuentes para tomar decisiones fundamentadas acerca de las iniciativas más estratégicas.

La tecnología cognitiva Cogito no se limita a aunar información y datos. Analiza y sintetiza la información para proporcionar a las organizaciones inteligencia corporativa relevante, práctica y estratégica.

La diferencia entre conocimiento y entendimiento de la información ha sido siempre objeto de debates filosóficos. El conocimiento puede ser descrito como la simple teneduría de partes de reglas e información. En cambio el entendimiento puede ser descrito como la manera en que esos pedazos aislados de información son unidos formando un gran todo. En otras palabras, cómo se complementan en cuanto a su relevancia, permitiendo la interpretación en un contexto más largo y complejo.

El entendimiento de la información es la clave del éxito de la Inteligencia Corporativa, ya que determina la diferencia entre sólo proveer información y proveer inteligencia a nuestros clientes. El objetivo del servicio de Inteligencia Corporativa de KPMG es asistir en la búsqueda e interpretación de información estratégica relacionada con la evaluación de riesgos de integridad, reputación e historia de negocios de las empresas y personas vinculadas con nuestros clientes.

                                           
                           

Conclusión

  

     Una vez investigado sobre el tema podemos concluir que sin información, sin datos, es imposible hacer ni administrar. Las organizaciones flexibles, ágiles y con mayor capacidad de aprendizaje, en un entorno que varía con rapidez, presentan las mejores condiciones para su supervivencia, mejoramiento y el logro de un mayor nivel de competitividad y de calidad. Una empresa con una adecuada gestión de información, del conocimiento y de la calidad es una organización de excelencia. La gestión activa de la información, del conocimiento y de la calidad son tres partes componentes de un mismo proceso, cuyo objetivo es el progreso de la organización (la existencia de una condiciona a la otra y viceversa). La gestión de la calidad garantiza el éxito de la organización en general. Sin la gestión de la información, sus productos y servicios, es imposible tomar decisiones adecuadas, trazar las políticas y diseñar los procesos de la organización. La vinculación existente entre los directivos, los recursos y los procesos en el contexto de la gestión de la calidad garantiza la ubicación en el mercado y la competitividad de la organización. La gestión de la información no sólo se logra con el respeto a los procesos de gestión general, sino a partir de los logros de los colectivos y los equipos, que aportan el conocimiento y la inteligencia. La gestión de la información, en función de la gestión de la calidad, se orienta en gran medida, hacia la identificación de los errores y sus causas.